Что такое Канбан?

Слово канбан все чаще и чаще встречается в современных компаниях. Канбан метод - это метод управления процессом при помощи разбивки на этапы. В основе канбан лежит простая идея -  количество незавершенных работ должно быть ограничено, тогда это повысит эффективность работы. Чем больше работ вы пытаетесь выполнять параллельно, тем больше времени тратиться на переключение между задачами. Чтобы начать работать в канбан системе, нужно разбить ваши задачи на этапы. Затем эти этапы выписать на специальную доску, а дальше приступать к выполнению. Такой метод позволяет наглядно планировать, управлять рабочими процессами, не упуская мелких задач и выполняя все дедлайны. Чаще всего можно встретить доски с такими этапами:

1. что нужно делать
2. что будем делать
3. что делаем
4. что сделаем
5. завершено

Канбан метод помогает визуализировать все этапы вашей работы, ограничить время выполнения задач, и увеличить эффективность вашей работы.

Чтобы прописать задачи, и отнести их к каждой категории используется канбан доска. Доска может быть как онлайн, так и офлайн (например: пробковая или белая маркерная, обычная стена.). Ваши задачи располагаются на карточках или стикерах. Карточки должны содержать подробную информацию. Она должна иметь:

• название
• краткое описание задачи
• время исполнения
• исполнителя

Когда исполнитель начинает работать с задачей, то он передвигает карточку по мере ее выполнения. Таким образом, вы можете эффективно распределить нагрузку, а также видеть как работает ваш класс или команда.

Для работы с карточками можно использовать цветы и шрифты для выделения важности некоторых задач. Например: красный цвет - очень важные задачи, требующий скорого выполнения, желтый цвет - задачи, к которым стоит приступить скорее, зеленый цвет - задачи, которые “подождут”. 

Главный принцип канбан метода - ограничить объем незавершенных задач. Это приводит к достижению высокого уровня качества работы. 

Давайте разберем на примере:
Девятикласснику Стасу очень сложно управлять своим временем, и как итог: он не успевает делать домашнее задание, ссориться с родителями из-за невыполнения домашних дел, забывает про секции и дополнительные курсы, совсем не остается времени на прогулки и общение с друзьями.  Стас решил создать канбан доску и прописать свои задачи. Он решил использовать маркерную доску и клеить карточки-стикеры.

Стас выделил такие этапы: 

1. Новые задачи
2. В работе
3. На проверке
4. Завершено

Стас также условился использовать цветовой маркер - красный и зеленый. 

И вот что у него получилось:

По мере выполнения задач Стас сможет наглядно увидеть, эффективно ли у него прошел день.

В чем преимущества системы Канбан?

1. Первое преимущество - За счет системного подхода к управлению потока задач мы  можем регулировать и улучшать процесс. Это поможет увидеть причины, по которым замедляется работа и устранить их.
2. Второе преимущество - временные рамки-дедлайны, которые регулируют время выполнения задач.
3. Третье преимущество -  ограничение объема новых задач. Согласно данному методу вы не можете взять новые задачи, если это превышает лимит незавершенных карточек.
4. Четвертое преимущество - самосовершенствование. 
5. Пятое преимущество - развитие самостоятельности.
6. Шестое преимущество - развитие мотивации. Детям нравится, когда у них всё получается. Колонка «Сделано» позволит самостоятельно оценивать свои успехи и будет радовать законченными делами. Обязательно хвалите ребенка за каждую выполненную в срок задачу, это повысит его самооценку.

Как использовать в обучении?

Данный метод может быть полезен не только в работе крупных компаний, но и в обучении. Вернемся к нашему Стасу. Стас может раздробить задачи по домашнему заданию и подготовки к экзаменам. Например: вместо “Сделать школьное дз” он может сделать несколько задач:  “ Выучить пересказ по английскому языку”, “ Написать сочинение по русскому языку”, “ Сделать математику”. Тогда он сможет увидеть прогресс выполнения задач и приниматься за выполнение других задач.

Давайте рассмотрим несколько вариантов столбцов, которые вы можете использовать в своих ученических досках.
 

Предположим, что вам нужно прочитать пьесу Уильяма Шекспира« Гамлет». Вместо того чтобы добавлять «прочитать всю пьесу» в столбце «Задачи», вы можете добавить:

• Читать акты 1 и 2
• Читать акт 3
• Читать акты 4 и 5

При изучении английского языка вы можете создать доску такого типа:

При подготовке к многочисленным экзаменам вы можете использовать такой вариант доски Канбан:

Что запомнить?

1. Решить задачи вовремя
2. Не приступать к новым задачам, если не сделали старые
3. Начинать с важных задач.
4. Использовать карточки для задач и доску для их размещения
5. Карточки с задачами должны быть подробными.
6. Для большей наглядности присвойте карточкам цвета в зависимости от приоритета.